किसी प्रक्रिया (Process) या आरेख (Diagram) का वर्णन करना अन्य चार्ट्स से अलग होता है क्योंकि इसमें डेटा नहीं, बल्कि चरण (Stages) होते हैं। सबसे पहले यह पहचानें कि प्रक्रिया कहाँ से शुरू (Start) हो रही है और कहाँ समाप्त (End)। परिचय में प्रक्रिया के मुख्य उद्देश्य (Main Objective) का उल्लेख करें। प्रत्येक चरण को तार्किक क्रम (Logical Sequence) में लिखना अनिवार्य है। यदि कोई चरण छूट जाता है, तो पूरी प्रक्रिया का अर्थ बदल सकता है।
प्रक्रिया लेखन में अनुक्रमिक शब्दों (Sequential Words) का उपयोग बहुत महत्वपूर्ण है। 'सबसे पहले' (Initially), 'उसके बाद' (Subsequently), और 'अंततः' (Finally) जैसे शब्द पाठक को चरणों के बीच ले जाते हैं। वर्तमान काल (Present Tense) और निष्क्रिय वाच्य (Passive Voice) का संयोजन इस कार्य के लिए सबसे उपयुक्त माना जाता है। उदाहरण के लिए, "कच्चे माल को मशीन में डाला जाता है" (Raw material is fed into the machine)। यह शैली वैज्ञानिक और वस्तुनिष्ठ (Objective) लगती है।
आरेख में दिखाए गए उपकरणों (Equipments) और सामग्रियों के नामों का सही उपयोग करें। यदि आरेख में कोई चक्र (Cycle) दिखाया गया है, तो यह स्पष्ट करें कि यह प्रक्रिया निरंतर (Continuous) चलती रहती है। जटिल प्रक्रियाओं को छोटे-छोटे हिस्सों में बांटकर समझाना बेहतर होता है। प्रत्येक पैराग्राफ में प्रक्रिया के एक विशिष्ट भाग (Specific Part) को कवर करें। चित्रों के बीच के संबंध को स्पष्ट रूप से समझाना ही आपकी मुख्य जिम्मेदारी है।
शब्दों के चयन में विविधता (Diversity) लाएं ताकि लेखन उबाऊ न लगे। यदि कोई चरण दोबारा आता है, तो उसे अलग शब्दों में व्यक्त करने का प्रयास करें। तकनीकी शब्दावली (Technical Vocabulary) का ज्ञान यहाँ बहुत काम आता है, लेकिन यदि कोई शब्द नया है, तो उसे आरेख के संदर्भ में समझने की कोशिश करें। आपकी रिपोर्ट का मुख्य लक्ष्य यह होना चाहिए कि कोई व्यक्ति बिना आरेख देखे भी प्रक्रिया को समझ सके। स्पष्टता (Clarity) सबसे अधिक मायने रखती है।
अंतिम चरण के रूप में, पूरी प्रक्रिया के परिणाम (Outcome) का संक्षेप में उल्लेख करें। यह रिपोर्ट को एक पूर्णता (Sense of Completion) प्रदान करता है। अभ्यास के दौरान प्राकृतिक प्रक्रियाओं (Natural Processes) और मानव निर्मित निर्माण (Man-made manufacturing) दोनों प्रकार के आरेख हल करें। समय का ध्यान रखें और सुनिश्चित करें कि आपने सभी मुख्य चरणों को शामिल किया है। एक सुव्यवस्थित प्रक्रिया विवरण ही परीक्षक को प्रभावित करने का सबसे अच्छा तरीका है।
