पटवारी के स्थानांतरण (Transfer) की प्रक्रिया मुख्य रूप से प्रशासनिक आवश्यकताओं (Administrative Requirements) और जनहित पर आधारित होती है। आमतौर पर एक पटवारी को एक ही हल्का (Circle) या क्षेत्र में लगातार 3 से 5 वर्ष से अधिक समय तक नहीं रखा जाता है। स्थानांतरण का मुख्य उद्देश्य पारदर्शिता (Transparency) बनाए रखना और किसी भी प्रकार के स्थानीय निहित स्वार्थों (Vested Interests) को पनपने से रोकना है।
स्थानांतरण के आदेश जिला कलेक्टर (District Collector) या संबंधित जिला राजस्व अधिकारी द्वारा जारी किए जाते हैं। सामान्य स्थानांतरण (General Transfer) प्रक्रिया प्रायः प्रतिवर्ष एक निश्चित समय सीमा के भीतर संपन्न की जाती है, जिसे 'ट्रांसफर सत्र' (Transfer Session) कहा जाता है। विशेष परिस्थितियों में या प्रशासनिक आधार पर सरकार किसी भी समय पटवारी का तबादला (Transfer) जिले के किसी भी अन्य क्षेत्र में कर सकती है।
पटवारी के पास परस्पर स्थानांतरण (Mutual Transfer) के लिए आवेदन करने का भी विकल्प होता है। यदि दो पटवारी आपसी सहमति (Mutual Consent) से अपने कार्यक्षेत्र बदलना चाहते हैं, तो वे उचित माध्यम से विभाग को प्रार्थना पत्र (Application) दे सकते हैं। विभाग रिक्तियों और नियमों की अनुकूलता को देखते हुए ऐसे अनुरोधों पर सहानुभूतिपूर्वक विचार करता है और आदेश जारी करता है।
व्यक्तिगत कारणों (Personal Grounds) जैसे गंभीर बीमारी, सेवानिवृत्ति के निकट होना या पारिवारिक समस्याओं के आधार पर भी स्थानांतरण का अनुरोध किया जा सकता है। महिलाओं और दिव्यांग कर्मचारियों (Disabled Employees) को पोस्टिंग (Posting) के मामले में कुछ विशेष रियायतें (Concessions) दी जाती हैं ताकि वे अपनी पारिवारिक और पेशेवर जिम्मेदारियों के बीच संतुलन बना सकें। गृह जिले (Home District) में पोस्टिंग मिलना अक्सर आसान होता है, लेकिन गृह तहसील (Home Tehsil) में नियुक्ति के नियम थोड़े सख्त हो सकते हैं।
नियमों के विरुद्ध या बार-बार होने वाले अकारण स्थानांतरण के खिलाफ कर्मचारी शिक्षक संगठनों या न्यायालय (Court) की शरण भी ले सकते हैं। हालांकि, स्थानांतरण नीति (Transfer Policy) का मूल उद्देश्य सरकारी सेवा (Government Service) की कार्यक्षमता को बढ़ाना ही होता है। कार्यभार ग्रहण करने (Joining) के लिए कर्मचारी को कुछ दिनों का समय (Joining Time) और यात्रा भत्ता (Traveling Allowance) भी प्रदान किया जाता है।
