अंतिम चयन सूची (Final Selection List) में नाम आने के बाद विभाग द्वारा आपको आधिकारिक जॉइनिंग लेटर (Joining Letter) या नियुक्ति आदेश जारी किया जाता है। इस पत्र में आपकी नियुक्ति के स्थान (Place of Posting) और कार्यभार ग्रहण करने की अंतिम तिथि (Joining Date) का स्पष्ट उल्लेख होता है। इस पत्र को प्राप्त करने के बाद आपको संबंधित जिले के कलेक्टर (Collector) या तहसीलदार (Tehsildar) के कार्यालय में अपनी उपस्थिति दर्ज करानी होती है।
नियुक्ति के समय आपको अपने सभी मूल शैक्षणिक प्रमाणपत्रों (Original Educational Certificates) और उनकी छायाप्रति का एक सेट साथ ले जाना चाहिए। इसके साथ ही, जिला चिकित्सा बोर्ड (District Medical Board) द्वारा जारी स्वास्थ्य प्रमाणपत्र (Health Certificate) और पुलिस विभाग द्वारा किया गया चरित्र सत्यापन (Character Verification) भी अनिवार्य औपचारिकताएं होती हैं। इन दस्तावेजों की सत्यता की पुष्टि होने के बाद ही आपको आधिकारिक रूप से सेवा (Service) में शामिल किया जाता है।
जॉइनिंग (Joining) के दौरान आपको कुछ कानूनी घोषणाओं और निष्ठा की शपथ (Oath of Allegiance) पर हस्ताक्षर करने पड़ते हैं। इसमें संपत्ति का विवरण (Property Details) और वैवाहिक स्थिति से संबंधित हलफनामा (Affidavit) भी शामिल हो सकता है। यह प्रक्रिया सरकारी सेवा की पारदर्शिता और अनुशासन (Discipline) बनाए रखने के लिए अनिवार्य है। आपको अपना सर्विस बुक (Service Book) और कर्मचारी पहचान पत्र (Identity Card) बनवाने की प्रक्रिया भी इसी समय शुरू करनी होती है।
कार्यभार ग्रहण करने के तुरंत बाद आपको अपने आवंटित राजस्व हल्के (Revenue Circle) का प्रभार लेना होता है। निवर्तमान पटवारी (Outgoing Patwari) से सभी सरकारी रिकॉर्ड, मानचित्र (Maps) और बस्ते का प्रभार विधिवत रूप से प्राप्त करना आपकी पहली जिम्मेदारी है। आपको प्रभार सूची (Charge List) पर हस्ताक्षर करने होते हैं, जो यह प्रमाणित करता है कि आपने सभी रिकॉर्ड सुरक्षित और पूर्ण अवस्था में प्राप्त कर लिए हैं।
नियुक्ति पत्र (Appointment Letter) मिलने के बाद परिवीक्षा अवधि (Probation Period) शुरू होती है, जो आमतौर पर दो से तीन वर्ष की होती है। इस दौरान आपके कार्य प्रदर्शन और व्यवहार की निगरानी की जाती है। इस अवधि को सफलतापूर्वक पूरा करने के बाद ही आपको स्थायी कर्मचारी (Permanent Employee) के रूप में पुष्ट (Confirmed) किया जाता है। अतः, जॉइनिंग के प्रारंभिक दिनों में सतर्कता और सीखने की ललक आपके सफल करियर की नींव रखती है।
