शाखा पोस्टमास्टर (Branch Post Master) के पद पर चयनित होने वाले उम्मीदवार के लिए सबसे महत्वपूर्ण शर्त यह है कि उसे कार्यभार ग्रहण करने के 30 दिनों के भीतर उसी गांव या डाकघर क्षेत्र (Delivery Jurisdiction) में निवास करना होगा। विभाग यह नियम इसलिए लागू करता है ताकि बीपीएम आपातकालीन समय में भी उपलब्ध रह सके। निवास स्थान का प्रमाण पत्र (Residence Proof) जमा करना नियुक्ति प्रक्रिया का एक हिस्सा है। स्थानीय स्तर पर रहने से डाकघर के संचालन (Operation) में आसानी होती है।
आवास की शर्त के साथ-साथ, बीपीएम को डाकघर के लिए एक उपयुक्त स्थान (Office Accommodation) भी प्रदान करना पड़ता है। यह स्थान गांव के केंद्र में होना चाहिए ताकि सभी ग्रामीण वहां आसानी से पहुँच सकें। इस कार्यालय के लिए विभाग द्वारा एक निश्चित मासिक किराया या रखरखाव भत्ता (Maintenance Allowance) दिया जाता है। डाकघर का कमरा स्वच्छ, सुरक्षित और सार्वजनिक पहुँच (Public Access) के लिए सुलभ होना चाहिए।
सहायक शाखा पोस्टमास्टर (Assistant Branch Post Master) के लिए भी संबंधित डाक संभाग (Postal Division) के भीतर ही रहना अनिवार्य है। यद्यपि उन्हें अलग से कार्यालय स्थान देने की आवश्यकता नहीं होती, लेकिन उनका निवास कार्यक्षेत्र के निकट होना चाहिए ताकि वे समय पर डाक का वितरण (Distribution of Mail) शुरू कर सकें। डाक विभाग की सेवाओं की निरंतरता (Continuity) बनाए रखने के लिए यह आवासीय नीति (Residential Policy) बहुत कड़ाई से लागू की जाती है।
निवास और कार्यालय के लिए चयनित स्थान पर बिजली और इंटरनेट (Internet Connectivity) की बुनियादी सुविधा होना आवश्यक है। चूंकि अब सारा काम मोबाइल ऐप और हैंडहेल्ड मशीनों के जरिए होता है, इसलिए नेटवर्क की उपलब्धता (Network Availability) बहुत मायने रखती है। बीपीएम को यह सुनिश्चित करना होता है कि डाकघर के रिकॉर्ड और नकदी (Cash) रखने के लिए स्थान पूरी तरह सुरक्षित (Secure) हो। विभाग इन शर्तों के पालन की समय-समय पर भौतिक जांच (Physical Verification) भी करता है।
इन नियमों का उल्लंघन करने पर या निवास स्थान न बदलने पर कर्मचारी के विरुद्ध अनुशासनात्मक कार्रवाई (Disciplinary Action) की जा सकती है। विभाग का लक्ष्य है कि डाक सेवक केवल एक कर्मचारी न बनकर गांव के समुदाय का एक अभिन्न हिस्सा (Integral Part) बनें। स्थानीय स्तर पर रहने से डाकघर के प्रति लोगों की विश्वसनीयता बढ़ती है और सेवाओं का विस्तार (Expansion of Services) सुगम होता है। ग्रामीण परिवेश में डाकघर केवल एक सरकारी दफ्तर नहीं, बल्कि सूचना और विश्वास का केंद्र होता है।
